Coste de los productos

Durante años, he trabajo ayudando a mis clientes a montar sus sistemas erp. Esto implica conocer un montón de áreas y no dominar en absoluto ninguna.

Los consultores de implantación controlamos el software que se implante- eso está chupado, sólo hay que leer manuales y probar y darse de tortas hasta que se comprende. Para que las cosas funcionen realmente bien, el software es una herramienta, pero la verdadera clave del éxito en una implantación es el conocimiento que tiene o sabe obtener del cliente el consultor. Así, tu puedes no saber de un tema pero eres capaz de que el cliente te lo transmita, entenderlo, aprenderlo e incluso llegar a discutir si no estás de acuerdo con él o ayudarle a profundizar en aspectos que no ha tenido en cuenta.

Pero nunca es el consultor el crea el conocimiento inicial del negocio. Nunca partes de cero. Siempre hay una toma de datos donde el cliente te explica su negocio y los recovecos del mismo. A veces te oculta información, pero como te ha contado el resto acabará dándote pistas sobre lo que te ha ocultado.

Yo creo haber sido una buena consultora. Me encantaba el mano a mano con el cliente, bucear en su información y en su negocio, aprender, porque siempre se aprende, discutir y compartir. Incluso cuando el cliente tenía mala uva, que también los hay.

Hasta ahora nunca partí de cero. Cero historial previo, cero estadísticas, cero experiencia en el sector, cero en conocimiento de los problemas.

En cinco meses he aprendido infinito. Más proporcionalmente que en muchos proyectos, porque todo lo hemos tenido que ir descubriendo nosotras, pero sigo sin poder cerrar los costes unitarios de los productos. No porque no tenga unos costes más o menos ajustados, sino porque no consigo sentirme a gusto con el resultado.

Esto se debe, fundamentalmente, a que si conseguimos de una forma consistente el mismo precio para el mismo producto es casi un milagro. Las diferencias son increíbles. Hemos pagado por un nylon muy similar hasta 4 veces más a un productor frente a otro y así no hay quien se organice. Ni qué decir de mosquetones donde el precio se multiplica hasta por 8 en piezas a la vista idénticas.

Trabajamos a coste medio ponderado, lo que minimiza el impacto, pero aún así es inquietante. Es frustrante, pero hasta que no consigamos tener un grupo de 2-3 proveedores para cada producto, con calidades y precios similares seguiremos con esta zozobra, ya que cada pedido impacta seriamente en el coste.

Comunicación mental

Aleluyahhhh

Parece imposible, según he publicado el post (y no les ha dado tiempo a leerlo), con diferencia de segundos, me han llamado del proveedor y mandan las cosas hoy mismo, a falta de la cinta número 4 que no empezarán con ella hasta el viernes. 

Nos mandan todo hoy a portes debidos,  para la cinta #4 entiendo que los portes los pagan ellos, ya que el dividir el envío es problema de su muchísimo retraso y no nuestra.

Lo que sudamos los que no tenemos las máquinas para producir

El día a día de la compra de materiales

Sigo en la línea de ayer, mosqueo en general con nuestros proveedores.

Tenemos unos proveedores que no hemos conseguido que nunca, jamás cumplan un plazo. Ni uno. Jamás devuelven la llamada que se han comprometido a hacer con los datos de tu pedido, jamás. 

Es increíble, si nosotras cuidáramos tan poco nuestro negocio no existiríamos.

Estuvimos visitando sus instalaciones hace aproximadamente mes y medio y fueron muy amables. Nos enseñaron el material y quedaron en hacernos una propuesta de precios para que hiciéramos pedido. Nos fuimos con la promesa de en breve tener los precios. ¡Una semana hubimos de esperar y reclamarlos!

Recibimos los precios y en 24 horas nos llamaron - creo que es la única vez que han llamado ellos - para presionar a ver si hacíamos el pedido...empezamos mal.

Plazo de fabricación: 15 días. Una vez nos decidimos hicimos el pedido, el 4 o 5 de Junio. Se me ocurrió llamar para confirmar plazo de entrega una semana después y casi se ofendieron, ¡el plazo es de 15 días!. A día de hoy (20 días después aprox.) sigo sin saber cual es la fecha definitiva de entrega. Por lo que se de 4 cintas que entregamos esta mañana tenían una hecha y tal vez hoy la segunda. Si se apuraban hasta 3 pero... ¿y la cuarta?.

Es increíble, pero cuando fuimos se quejaban de que la competencia es muy fuerte desde países asiáticos y que si la calidad que proporcionan no es comparable, pero que como abaratan los precios... Debo decirles que la calidad del servicio es un factor crítico a la hora de decidir proveedor. Tan importante como cumplir los plazos es gestionar las expectativas de tus clientes y si tienes un problema compartirlo con él de forma que, al menos, sepa que pasa. En este caso, vamos a terminar de probar cómo sale el pedido, pero ya puede ser fantástico porque en calidad de servicio llevan un 0.

Cada vez que llamo han de comprobar el estado del pedido y me llamarán en cuanto tengan información, al menos 3 veces. Todavía espero el momento de recibir una llamada suya, será una grata sorpresa.

Vamos a ser serios, por favor

Siempre estoy excusando las dificultades de nuestros proveedores, basándome en lo complicado que hace las cosas la crisis.

Sin embrago no siempre es así , mucho me temo que en gran parte es debido a "los hígados" de muchos responsables. Hoy dos proveedores tenían que haberme llamado, ellos se comprometieron a hacerlo hoy. Yo no propuse llamarme el lunes, sino que ellos se comprometieron a hacerlo ya que iban con retraso a la hora de servir sus pedidos.

Obviamente hoy es fiesta en muchas comunidades y concretamente en las suyas, luego:

• hoy no están trabajando en mi pedido como comprometieron
• hoy no están poniendo mi pedido en el transporte como comprometieron
• hoy siguen provocando retrasos en mi trabajo y en mi calidad de servicio a los clientes....

En ambos casos casos se trata de un  primer pedido de prueba que, para no fallar no está en plazo. Ya veremos si está en forma. 

Estoy realmente enfadada, cómo no va a haber crisis y problemas para las pymes si nadie cumple sus compromisos.

Ahora la que no cumple con sus clientes soy yo, y no es por falta de dedicación, es por SU culpa. Yo trabajo en festivo si hace falta para cumplir con mis clientes ¿por qué es imposible que yo reciba el mismo trato?

El coste de los errores

Siempre es complicado gestionar los errores, tanto los propios como los ajenos. 

Obviamente, de buenas formas mejor que por las malas, pero siempre habrá alguien que pague los platos rotos y eso nunca gusta ni a nosotras, ni a nuestros proveedores, ni a nuestros clientes.

Lo complicado desde mi punto de vista  es encontrar el punto en el que no eres ni bueni-tonto - no queremos perder dinero, no queremos pagar los errores ajenos y no queremos perder clientes por errores propios y/o ajenos- ni mali-listo, tampoco deseamos perjudicar a nuestros proveedores cuando se produce un error.

La primera dificultad estriba en decidir quién es realmente culpable del error: el cliente, el proveedor o tu.  Casualmente todos pensamos que es otro quien ha metido la pata, y por tanto las correcciones no pueden ser cargos para nosotros.

Esta semana hemos tenido dos situaciones de este tipo, y las dos se han saldado en nuestra contra. En ambos casos, somos nostras las proveedoras, y en ambos casos hemos fallado en el procedimiento de obtención de información del cliente, por lo que hemos aprendido la leccion y no volverá a pasar.

En el primero de los casos, hicimos un collar a medida siguiendo las medidas que nos dio la clienta. Si nos las dio mal, las copiamos mal o si hemos hecho el collar con unas medidas diferentes a las habladas es indemostrable, ya que no hay registro escrito. Esto nos ha costado pagar de nuestro bolsillo 3 envíos por mensajero, 2 a nuestra tarifa y una a un atraco de tarifa que tiene el cliente. Resultado: hemos perdido dinero en la venta de ese collar.

En el segundo caso, los collares iban grabados y correspondían a dos tallas. Cuando el cliente final los probó estaban al revés, si bien nosotras hablamos con la tienda antes de grabarlas, y la tienda con la dueña de los perros. Todo verbal. Resultado: un par de chapas y su grabado a la basura.

Realmente la culpa es nuestra por no haber establecido un procedimiento escrito para evitar estos errores Nunca más un pedido a medida sin confirmación por escrito de las medidas y cuando se pide un grabado, poner en la etiqueta el nombre a grabar. 

Realmente el coste económico no ha sido grave y es asumible. Me alegro de que nos haya ocurrido ahora porque así se aprende y en este caso sin un grave impacto en nuestras cuentas. 

Supongo que así es como aprendemos todos, a topetazos.

Proceso de Distribución

Está claro que el siguiente paso es mejorar nuestro proceso de distribución para que el incremento en las ventas nos permita crecer e impulsar muchos de los proyectos que tenemos en mente y que, por falta de recursos no hemos acometido hasta ahora.

Cuando hablan del crédito a los nuevos emprendedores nosotras no nos damos por aludidas. No lo hemos intentado, pero nuestro negocio no es tecnológico, lo miremos como lo miremos toda la tecnología asociada al proyecto existe hace muchos años, no es un sector novedoso (aún cuando nuestro producto si lo es) y manejamos unos márgenes ridiculos.

Así pues, la fuente principal de financiación de esta empresa son sus socias, a día de hoy: Ana y Cristina; un poco más pobres desde que al separarse de Eva hubieron de comprarle su parte de la empresa y su material. No nos quejamos, pero eso es importante para entender cómo funcionamos.

Todo el dinero que aportamos y todo lo que ganamos con las ventas se reinvierte en material.  Al inicio tuvimos una serie de gastos de puesta en marcha como web, tienda on-line, material para ir a vender o a ferias. El resto o es material o gastos de desplazamiento para buscar proveedores.

Ayer nos sentamos con un posible - ojalá cuadre - colaborador. Pertenece a una empresa con 15 años en el sector de la alta cosmética para perros y se asombraba de nuestros procesos y falta de herramientas de tipo erp, etc... Normal, yo también quiero un sistema integrado al que pase un pedido y haga todo el proceso, de de baja stock y contabilice los movimientos, pero eso a día de hoy es imposible. Cualquier inversión se orienta hacia la fabricación, difusión o venta de nuestros productos. La falta de herramientas se suple con trabajo, trabajo y un poco más de trabajo. Entre medias, algún despiste y muchas carreras.

Cuando trabajaba en Deloitte - parece que ha pasado un siglo - recuerdo haber visto una slide para clientes en fase de expansión en la que se hablaba precisamente de esto: crecimiento y falta de regulación. La conclusión en palabras llanas era que para nacer y crecer a las empresas les viene de maravilla el "caos controlado" en el que cada quien resuelve y toma decisiones y la flexibilidad que proporciona la falta de procedimiento y herramientas es un plus.

Cuando la empresa alcanza un tamaño considerable, ya no es posible atender bien a los clientes, a los procesos productivos y a las compras si no se dispone de un marco de procesos y procedimientos que permita organizar correctamente el trabajo.

En mi experiencia, es el exceso de los mismos lo que lleva a ciertas empresas consolidadas a perder su dinamismo y frescura y perder cuota de mercado por la dificultad de atender de forma flexible y rápida.

Como nosotras estamos en la fase inicial, me consolaré con nuestra escasez de medios, procesos y procedimientos.

Por qué es tan dificil encontrar lo que buscamos

Al inicio de nuestra andadura, el nylon de nuestra colección de collares tenía años en el mercado, por lo que creímos que reponer iba a ser cosa sencilla.

Ya escribí un post sobre nuestros esfuerzos para encontrar proveedor y nuestra "exitosa" visita a Cobo Calleja ver A la caza del nylon. Poco a poco hemos ido completando nuestras necesidades pero siempre a cambio de renuncias por nuestra parte.

Primero contactamos con una empresa de la Selva del Camp que nos ayudó con el mejor producto que nos pudo proporcionar, pero no era, realmente lo que buscábamos. Fuimos a verles para poder explicar, en persona, las condiciones del producto.

Resultado de nuestra visita: no nos sirven más. Ellos mismos se borraron. No les compensa económicamente trabajar el hilo de la calidad que queremos. A nosotras también nos resultó carísimo el producto que nos sirvieron - 1000m y a más del doble de coste que lo que pagamos a día de hoy -.

Hemos contactado con varias empresas más y creo que tenemos el problema resuelto en calidad del producto, pero si con el color. Ya tenemos algunos resueltos y, creo que con gran éxito, pero el verde caza...., el verde caza está siendo una pesadilla.

Parece ser que la crisis ha llevado a muchos de nuestros posibles proveedores a reducir carta de color y elegir aquello - obviamente - con mayor salida. Esto, y la competencia asiática, nos está dando un dolor de cabeza inmenso.

Menos mal que somos inasequibles al desaliento y al final lo conseguiremos